Política de tratamiento de datos personales

El responsable del tratamiento de tus datos personales es [razón social — por confirmar], con domicilio en Edificio Pegasus, Cra. 11a #93-93, consultorio 204, Chapinero, Bogotá D.C., Colombia.

Para cualquier asunto relacionado con tus datos personales puedes escribir a [correo para datos personales — por confirmar] o llamar al +57 319 333 7852. El area de atención al titular es la responsable de tramitar consultas y reclamos.

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 (que compilo el Decreto 1377 de 2013) y de las demas normas que las modifiquen o sustituyan.

Según como interactues con nosotros, podemos recoger:

• Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad, teléfono, correo electrónico, ciudad y país.
• Datos de la solicitud: el servicio que te interesa, tu disponibilidad horaria, cuando quieres empezar y los comentarios que escribas en nuestros formularios.
• Datos sensibles de salud: antecedentes médicos y odontológicos, diagnósticos, imágenes de tu boca, radiografías y evolución del tratamiento. Estos datos solo se recogen cuando eres paciente y siempre con autorización expresa.
• Datos de facturación: los necesarios para expedir la factura electrónica y registrar los pagos. No almacenamos números completos de tarjeta: eso lo hace la pasarela de pagos.
• Datos técnicos de navegación: los descritos en la política de cookies.

No pedimos datos que no necesitemos. Si un campo de un formulario no es obligatorio, esta marcado como opcional y puedes dejarlo vacio sin que eso afecte la atención que recibes.

Los datos relativos a la salud son datos sensibles conforme al articulo 5 de la Ley 1581 de 2012. Esto implica tres cosas que nos obligan:

• No estas obligado a entregarlos. Puedes negarte a responder preguntas sobre datos sensibles, y te lo advertimos cuando pedimos alguno.
• Su tratamiento requiere tu autorizacion expresa y previa, distinta de la autorización general.
• Su acceso está restringido al equipo clínico que te atiende y a quien deba intervenir por razones administrativas indispensables. Cada acceso queda registrado.

En el caso de menores de edad, el tratamiento de sus datos solo se realiza con autorización del representante legal, respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, conforme al articulo 7 de la Ley 1581 de 2012.

Usamos tus datos únicamente para las siguientes finalidades:

1. Responder tus solicitudes, preguntas y cotizaciones.
2. Agendar, confirmar, recordar y reprogramar tus citas.
3. Prestar el servicio odontológico y llevar tu historia clínica.
4. Gestionar cobros, pagos, facturación electrónica y financiación.
5. Enviarte comunicaciones comerciales sobre servicios y promociones, solo si lo autorizaste de forma separada. Puedes retirar esa autorización en cualquier momento sin afectar tu atención.
6. Cumplir obligaciones legales, contables y de reporte a autoridades.
7. Mejorar la calidad del servicio mediante análisis internos agregados, que no permiten identificar a personas concretas.

No usamos tus datos para tomar decisiones automatizadas que produzcan efectos juridicos sobre ti. La priorización interna de solicitudes que calcula nuestro sistema es una herramienta de organizacion del equipo: nunca se usa para negar atención, no incorpora datos de salud, edad, genero ni capacidad de pago, y su resultado siempre va acompanado de la explicación de las reglas que lo produjeron.

El habeas data es tu derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información que existe sobre ti (articulo 15 de la Constitución Política). El articulo 8 de la Ley 1581 de 2012 lo desarrolla así. Tienes derecho a:

• Conocer: saber que datos tuyos tenemos, de forma gratuita, y obtener copia de ellos.
• Actualizar y rectificar: corregir datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que le hemos dado a tus datos, cuando lo solicites.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando el tratamiento no respete la ley o cuando ya no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, que es la autoridad de protección de datos en Colombia.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Importante: la historia clínica tiene un régimen propio. Aunque revoques tus autorizaciones comerciales, estamos obligados a conservarla por el tiempo que exige la normativa en salud (actualmente, mínimo quince años contados desde la última atención, conforme a la Resolución 839 de 2017). Durante ese tiempo la custodiamos con acceso restringido y no la usamos para ninguna finalidad comercial.

Escribe a [correo para datos personales — por confirmar] indicando tu nombre, tu documento de identidad, un canal de respuesta y la solicitud concreta. No necesitas abogado ni formato especial.

• Consultas: se responden en un máximo de diez días habiles. Si no fuera posible, te informamos los motivos y la nueva fecha, que no superara cinco días habiles adicionales.
• Reclamos: se atienden en un máximo de quince días habiles. Si no fuera posible, te informamos los motivos y la nueva fecha, que no superara ocho días habiles adicionales.

Si tu reclamo esta incompleto, te pediremos que lo completes dentro de los cinco días siguientes. Pasados dos meses sin respuesta tuya, se entendera desistido, sin perjuicio de que puedas presentarlo de nuevo.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, la ley exige que hayas agotado este tramite ante nosotros.

• Solicitudes que no derivan en atención: hasta dos años desde el último contacto, salvo que pidas su supresión antes.
• Historia clínica: el tiempo mínimo que exige la normativa en salud, actualmente quince años desde la última atención.
• Información contable y tributaria: diez años, conforme al Código de Comercio.
• Datos para comunicaciones comerciales: hasta que revoques la autorización.

Cumplido el plazo, los datos se eliminan o se anonimizan de forma que ya no puedan asociarse contigo.

No vendemos tus datos. Los compartimos únicamente con quienes necesitan procesarlos para que el servicio funcione, bajo contrato de encargo del tratamiento y con instrucciones nuestras:

• Proveedores de infraestructura tecnológica y alojamiento de datos.
• Pasarelas de pago y facturación electrónica.
• Laboratorios dentales y proveedores de estudios de imagen, cuando tu tratamiento lo requiera.
• Autoridades, cuando exista una orden judicial o un deber legal de reporte.

Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En esos casos verificamos que el país destino ofrezca niveles adecuados de protección, o suscribimos clausulas contractuales que garanticen un nivel equivalente al de la ley colombiana.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos contra acceso no autorizado, pérdida o alteración: cifrado en transito y en reposo, control de acceso por roles, registro de auditoria de los accesos a datos clínicos y copias de seguridad periodicas.

Ninguna medida es infalible. Si ocurre un incidente que comprometa tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que exige la ley.

Podemos actualizar esta política. Si el cambio afecta la finalidad del tratamiento o tus derechos, te lo comunicaremos por el canal que hayas autorizado antes de aplicarlo, y cuando la ley lo exija te pediremos una nueva autorización.

La versión vigente es siempre la publicada en esta página, con su fecha de actualización.